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Transformation digitale du Retail : pourquoi et comment bien préparer un RFI pour choisir une solution technologique ?

Une stratégie de transformation digitale, pour être durable, se traduit en un programme long-terme complet, prenant en compte le Système d’Information dans son ensemble. Elle doit mener à une architecture-cible en suivant une roadmap, à définir selon les priorités métiers et le contexte technologique, budgétaire et stratégique. Au sein de cette roadmap, chaque projet consiste à répondre à un ensemble de besoins grâce à une solution technologique, et doit être un maillon fort de la chaîne de la transformation. Mais comment assurer stabilité et efficacité dans un projet de transformation digitale grâce à un RFI (Request for Information) réussi ?

 

Un état des lieux complet au niveau opérationnel et stratégique

La transformation digitale, pour bénéficier d’un Système d’Information et de processus unifiés et optimisés, repose sur deux composantes majeures : les enjeux métier et SI de l’entreprise d’une part, et les solutions technologiques potentielles d’autre part. Si ces deux composantes sont inextricables et s’alimentent entre elles, ce sont bien les enjeux de l’entreprise qui forment la base de la réflexion et qui orientent le choix des solutions informatiques.

Avant toute décision technologique concernant un enjeu métier donné, il convient donc de réaliser un état des lieux complet des besoins fonctionnels et des processus de travail, ainsi que de l’existant SI. Souvent réalisé sous la forme d’ateliers métier et techniques, son objectif est de définir clairement la cible, les enjeux, mais aussi les spécificités inhérentes à l’entreprise, à son secteur, son organisation, ses modes de fonctionnement, ses priorités. L’identification de ces spécificités est un facteur-clé de succès dans le choix de la solution technologique, c’est pourquoi ces ateliers doivent être particulièrement bien conduits.

Un consultant externe a une réelle valeur ajoutée en apportant son expérience de projets similaires, mais aussi un œil neuf pour mieux repérer ce qui est particulier chez son client par rapport à d’autres et n’occulter aucune spécificité. Nous publierons bientôt un article sur notre accompagnement d’un client Retail dans son RFI pour un système PoS unifié.

Cet état des lieux doit également prendre en compte l’intégration du projet au sein de la stratégie de transformation digitale dans son ensemble, l’architecture-cible envisagée. Il doit permettre de retranscrire l’existant, d’identifier les contraintes et le périmètre potentiel du projet, notamment les éléments de la cartographie-cible qui pourraient être challengés. En effet, le RFI est aussi une opportunité de questionner les éditeurs sur leur vision de la meilleure stratégie d’intégration de leur(s) solution(s) et ses impacts en termes d’architecture-cible.

Un benchmark des éditeurs du marché

Une fois les objectifs et le périmètre du projet clairement définis, vient le moment d’identifier les solutions technologiques potentiellement intéressantes, parmi l’offre pléthorique des éditeurs sur le marché.

Un travail de benchmark doit être mené pour identifier les éditeurs pertinents à interroger dans le cadre du RFI, en regard des spécificités et enjeux stratégiques de l’entreprise.  Il est important lors de cette étape de faire preuve d’ouverture d’esprit et d’agilité, d’aller chercher à la fois des acteurs de niche et de plus gros éditeurs, afin de répondre aux besoins tout en s’inscrivant de façon optimisée dans la stratégie globale de transformation digitale.

Un RFI clair mettant en avant les spécificités et enjeux stratégiques

Pour être efficace, le RFI (Request for Information) doit donner aux éditeurs toutes les clés pour bien comprendre le projet et pouvoir être force de proposition. Il se compose généralement d’un premier Document Stratégique, présentant aux éditeurs interrogés le contexte et les attentes de l’entreprise. C’est ici que sont décrits les enjeux principaux du projet, et comment ils s’intègrent au sein de la stratégie de transformation digitale globale. Le facteur-clé de succès ici, outre la lisibilité et la compréhension de ces informations, c’est de bien exprimer aux éditeurs les points stratégiques sur lesquels ils sont attendus : en particulier, qu’ils doivent mettre à profit leur connaissance du marché et leur expérience de transformations similaires chez leurs clients, au service du projet comme de la stratégie digitale globale. Les informations plus opérationnelles sont synthétisées dans un second document : l’Expression de Besoin. Il présente les fonctionnalités nécessaires et comment elles s’intègrent a priori aux spécificités du SI et des processus de l’entreprise. C’est un récapitulatif concret et synthétique de l’état des lieux, avec un focus plus détaillé des spécificités inhérentes à l’entreprise et qui va mettre en perspective les points les plus critiques du projet évoqués dans le Document Stratégique. Un Questionnaire y est associé, pour mesurer la capacité des éditeurs à répondre point par point aux besoins et comparer les solutions proposées. Par ailleurs, chaque éditeur est invité, au-delà du Questionnaire, à présenter sur une quinzaine de pages sa Recommandation, répondant aux questions clefs posées dans le Document Stratégique et présentant sa vision de l’intégration de leur solution.

Un RFI auquel les éditeurs auront envie de répondre !

Tous ces documents doivent être clairs et attractifs, pour donner envie aux éditeurs de se positionner. Être accompagné dans la réalisation de son RFI, par un consultant habitué à l’exercice, permet de s’assurer de sa bonne qualité et de son attractivité, sans pour autant perdre la main dans sa relation avec les éditeurs. Le consultant saura par exemple s’effacer au moment de l’envoi effectif du RFI aux éditeurs, qui répondent plus volontiers en bénéficiant d’un contact direct avec les décideurs de l’entreprise.

Et les prochaines étapes ?

Un délai de 2 à 3 semaines est généralement accordé aux éditeurs pour envoyer leur proposition. Une méthodologie de dépouillement et d’analyse des réponses attendues doit être construite, qui permettra à l’entreprise d’identifier les meilleures propositions en vue de leur adresser un RFP.

Là encore, le consultant accompagne l’entreprise dans cette étape stratégique, pour coordonner l’analyse des réponses entre les parties prenantes et contribuer à challenger les propositions. Nous partagerons les bonnes pratiques du dépouillement et de l’analyse des réponses au RFI à l’occasion d’un futur article !

Article écrit par Sophie DAVID – Practice Manager « Retail, Transformation Digitale, Omnicanal » & Lucie SAUNOIS – Responsable Communication

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